���Dz�����

Umawiają spotkania, kontrolują kalendarze, komunikują się z klientami, przygotowują posty na social media. Tworzą też grafiki i wysyłają newslettery. Najtrudniej bywa, gdy nagle wszyscy klienci potrzebują coś na cito. Sprawdziliśmy, jak wygląda praca wirtualnych asystentek oraz ile kosztuje ich wsparcie.

Mówią, że czasem czują się jak „c��łowiek-orkiestra”. Do ich codziennych obowiązków należy korespondencja z klientami i podwykonawcami, prowadzenie kalendarzy, umawianie spotkań, koordynacja wideokonferencji oraz przygotowywanie potrzebnych dokumentów. Często wspierają też działania marketingowe i projektowe.

Przydaje się specjalizacja

Według Julii Byry, która od czterech lat pracuje jako wirtualna asystentka, większość osób w tym zawodzie w czymś się specjalizuje.

– Ja zajmuję się głównie social mediami i administracją. Jednak może to być również obsługa klienta, kontakt z księgowością czy tworzenie stron internetowych – mówi ���Dz����� Julia Byra.

Z kolei praca pani Alicji polega przede wszystkim na kompleksowym wsparciu administracyjnym i organizacyjnym.

– Na co dzień zarządzam kalendarzami i spotkaniami. Koordynuję także wideokonferencje, aby usprawnić komunikację wewnątrz firmy i z klientami – opowiada ���Dz����� pani Alicja – Zajmuję��się też korespondencją, odpowiadam na zapytania i filtruję informacje, co pozwala moim zleceniodawcom skupić się na kluczowych zadaniach. Pozyskuję też dla nich klientów, przygotowuję dokumenty i raporty oraz wspieram działania marketingowe i projektowe.

Przypomną o rocznicy, zamówią fachowca

Jak twierdzi Agnieszka Rudak co-founderka agencji e-delegate, wirtualne asystentki odciążają firmy i ich właścicieli w codziennych obowiązkach.

– Często są to "ludzie-orkiestry", ale też osoby o wąskich specjalizacjach – tłumaczy ���Dz����� Agnieszka Rudak.

Pracownicy na tym stanowisku zajmują się również zadaniami związanymi z ż�⳦��em osobistym �����𳦱�Ծ��ǻ岹�ɳ�ó��.

– Należą do nich m.in. planowanie rodzinnych wydarzeń, umawianie wizyt u lekarza dla klienta i jego rodziny, przypominanie o ważnych rocznicach i urodzinach, poszukiwanie prezentów na specjalne okazje, rezerwacja stolików w restauracjach czy przesyłanie ��ɾ�����ó��. Może to być także zamawianie usług sprzątających lub potrzebnych �ڲ�����Ƿɳ�ó�� – informuje ���Dz����� zespół Zalatwione.pl.

Pomagają odzyskać czas

Według przedstawicielki agencji e-delegate, z usług wirtualnych asystentek najczęściej korzystają osoby, które przez nadmiar zadań w swojej firmie, nie mają już czasu na rozwój biznesu lub na ż�⳦��e prywatne i potrzebują realnego odciążenia w codziennych zadaniach.

– Są to właściciele małych firm, większych spółek, menedżerowie, a czasem także freelancerzy czy startupy, których nie stać na powiększenie zespołu, ale potrzebują wsparcia np. administracyjnego czy marketingowego – mówi Agnieszka Rudak. – Spotykamy się z klientami naprawdę z różnych branż, od firm sprzedających produkty cyfrowe, przez usługi, po firmy produkcyjne czy budowlane. U wszystkich są takie obszary, które można wydelegować. Wirtualna asystentka wspiera ich w pełni zdalnie, korzystając z poczty e-mail, komunikatorów, videorozmów i wszelkiego rodzaju rozwiązań chmurowych, m.in. dysków w chmurze, systemów CRM, systemów do zarządzania zadaniami i zespołami czy sklepów internetowych.

��ó�ɲԾ���ż wirtualne asystentki z firmy Zalatwione.pl pracują w pełni zdalnie, co pozwala na elastyczną obsługę klientów niezależnie od ich lokalizacji.

– Komunikacja odbywa się za pomocą e-maila, komunikatorów takich jak Signal, WhatsApp czy Slack, a także systemów do zarządzania zadaniami, np. Trello i Asana. W razie potrzeby organizujemy również spotkania online za pośrednictwem Google Meet – informuje zespół Zalatwione.pl.

Coraz większy popyt

Okazuje się, że popyt na usługi wirtualnych asystentek systematycznie rośnie.

– Po pandemii coraz więcej firm i przedsiębiorców decyduje się na outsourcing administracyjny, co pozwala im oszczędzać czas i ograniczyć koszty związane z zatrudnianiem pracowników na etat – twierdzi zespól Zalatwione.pl. – ��Popularność tego zawodu zwiększa także postępująca cyfryzacja i rozwój zdalnych modeli pracy. Firmy oraz osoby prywatne coraz chętniej delegują zadania, aby skupić się na swoich priorytetach, co sprawia, że takie asystentki są dziś niezwykle pożądane na rynku.

Klient płaci tylko za rzeczywisty czas pracy

Według Agnieszki Rudak, jednym z wyróżników wirtualnej asysty jest to, że klient płaci za rzeczywisty czas pracy poświęcony na realizację zadania, a nie przerwy czy godziny bezczynności, jak to czasem bywa z pracownikami na etacie.

– Ceny usług zaczynają się od stawki 50-60 ��ł netto za godzinę u początkujących asystentek. – mówi ekspertka z agencji e-delegate. – Stawka godzinowa doświadczonej, wyspecjalizowanej asystentki z biegłą znajomością języka obcego jest wyższa. Może to być kwota około 100-150 ��ł za godzinę pracy, ale warto pamiętać, że doświadczona asystentka w godzinę często wykona 2-3 razy więcej zadań. Ceny usług w agencji wirtualnej asysty również mogą być na podobnym poziomie, jednak w tym wypadku klient ma dostęp nie do jednej asystentki, a całego zespołu doświadczonych asystentek i specjalistów, dzięki czemu zyskuje wsparcie interdyscyplinarnego zespołu ze znajomością języka obcego.

Agencje oferujące usługi wirtualnych asystentek często proponują usługi w formie abonamentu - pakietów godzin do wykorzystania przez klienta. W agencji Zalatwione.pl w pakiecie standardowym godzina pracy kosztuje 99,99 ��ł/h brutto.

Cenią elastyczność i brak dojazdów

– Dużym atutem tej pracy jest elastyczność czasowa. Mimo że maile najczęściej trzeba wysłać w godzinach pracy firm lub urzędów, to różne grafiki mogę zrobić nawet w nocy – mówi Julia Byra. – Do plusów na pewno można zaliczyć możliwość wyboru klientów oraz osób, z którymi się współpracuje, a także duże szanse na rozwój i satysfakcję z udanych projektów.

Z kolei zdaniem pani Alicji ważne jest to, że można pracować z dowolnego miejsca oraz dostosować grafik do własnych potrzeb.

– Pozwala to na lepsze zbalansowanie ż�⳦��a zawodowego i prywatnego – uważa pani Alicja. – Brak codziennych dojazdów pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, co jest szczególnie cenne w dzisiejszym zabieganym świecie. Praca zdalna daje też swobodę w wyborze projektów i klientów, co często przekłada się na większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków.

Nie zawsze jest różowo

Praca wirtualnej asystentki ma też swoje gorsze strony

�� – Minusem bywa nawał obowiązków, gdy obsługuje się większą liczbę klientów i wszyscy w tym samym czasie potrzebują coś na cito – opowiada Julia Byra. – To się zdarza rzadko, jednak wtedy bywa naprawdę intensywnie. Często trzeba też pracować dłużej niż osiem godzin, a czasem również w weekendy.��

– Praca w trybie zdalnym może prowadzić do poczucia osamotnienia, zwłaszcza gdy brakuje regularnych, bezpośrednich kontaktów z innymi ludźmi – przyznaje pani Alicja. – Wykonywanie obowiązków z domu często utrudnia też wyznaczenie wyraźnych granic między pracą a ż�⳦��em osobistym, co może prowadzić do przeciążenia. Poza tym, w przypadku współpracy na zasadzie freelancingu dochody mogą być zmienne, co wymaga dodatkowej dyscypliny finansowej i planowania.

Dobra opcja dla młodych mam

Jak twierdzi współwłaścicielka agencji e-delegate, branża wirtualnej asysty jest mocno zdominowana przez kobiety.

– Wynika to między innymi z tego, że zawód ten wybiera wiele młodych mam powracających na rynek pracy po przerwie związanej z urodzeniem i wychowaniem dziecka. Mogą one pracować zdalnie i mieć bardziej elastyczny czas pracy, zanim ich dziecko pójdzie do przedszkola czy szkoły – mówi Agnieszka Rudak. – Jednak, aby podjąć taką pracę potrzebna naprawdę solidnego obycia cyfrowego i znajomości narzędzi pracy zdalnej. Oczywiście nie trzeba znać każdego programu i systemu, ale właśnie ta swoboda w poruszaniu się w środowisku cyfrowym pozwala szybko odnaleźć się w środowisku pracy danej firmy.

Choć wykształcenie ma tu mniejsze znaczenie, to można zauważyć wśród asystentek sporo osób po studiach związanych z administracją, marketingiem czy zarządzaniem.

– Z cech osobowości podstawa to komunikatywność, zaradność i umiejętność rozwiązywania problemów, skrupulatność, pozytywne nastawienie. Do tego ciągle doceniana jest znajomość języków obcych. Oczywiście głównie angielski i niemiecki. Z takim pakietem kompetencji można śmiało próbować swoich sił w wirtualnej asyście – dodaje ekspertka.

Ź��ó��ł��: